【うるさい】オフィスで行なうWeb会議の騒音問題対策方法はある？

Web会議の利用が広がる中、オフィスでの雑音問題に悩まされている人は少なくないでしょう。Web会議は場所を選ばずに気軽にビデオ通話ができる一方で、オープンな環境だと周りの騒音が気になってしまうものです。多くの会社では問題とは感じつつも、日常的にWeb会議を行っているのが実情ではないでしょうか。

そこで本記事では、Web会議中の騒音にどのような問題があるのかを整理するとともに、個人レベルでできる対処法と、会社として取り組むべき騒音対策について解説します。快適なWeb会議環境の実現に向けて、ぜひ参考にしてみてください。

Web会議でうるさいと感じる2つのパターン

Web会議での騒音問題には、2つの典型的なパターンがあります。オフィス環境を考える上でどちらも重要なので、よくあるパターンをまず把握しておきましょう。

Web会議をしている人の声が気になる

まずはWeb会議をしている当事者の声に対し、周りの人がうるさく感じているパターンです。オフィス内でWeb会議を始めると、周囲にいる人の集中力を乱してしまいます。ヘッドフォンなどを使用していなければ、スピーカーから聞こえる相手の声も気になりがちです。この状況は他の社員にとって、業務のパフォーマンスを下げる原因になります。

Web会議中に周囲の声が気になる

オフィス内がうるさくてWeb会議に集中できないというパターンもあります。コミュニケーションが活発なオフィスでは、騒がしさが気になることが多いでしょう。また、人の声だけでなく電話や複合機などの機械音も加わり、かなりの騒音レベルになることもあります。その結果、自分の声が相手に届きにくくなったり、逆に相手の声が聞き取りづらくなったりと、スムーズなコミュニケーションが取りづらくなってしまいます。

Web会議の騒音問題を解決するには？

オフィスでの騒音問題をなくすためには、どのようなことが考えられるでしょうか。ここでは、オフィスでWeb会議中の騒音に対しての解決方法を紹介します。

会議室でWeb会議をする

会議室でWeb会議を行うと騒音トラブルを解消できます。社内に会議室が用意されていれば最も簡単な対策方法です。ただし、そもそも会議室が社内にない、あるいは会議室の数が足りないという場合はこの方法は使えません。Web会議のニーズが高まれば、会議室の予約が取れないということも起こり得るでしょう。

パーティションを設置する

パーティションの設置は、低コストで騒音トラブルを緩和できる方法です。デスクの間にパーティションを設置するだけでも音が伝わりにくくなります。オフィス内に空きがあれば、パーティションで囲ってWeb会議用のスペースを作ることも可能です。簡易的なワークブースなので音が外に漏れますが、騒音レベルを下げられる有効な対策です。さらに遮音カーテンなどを設置すれば、より一層防音効果が見込めます。

オフィスレイアウトを再考する

オフィスレイアウトを変更することで、問題を解決できる場合があります。Web会議やミーティングをするスペースと、集中して仕事をする執務スペースを切り分けられると理想的です。Web会議やミーティングのスペースにはワークブースを設置したり、可動式パーティションを用意したりすると、複数の会議を同時に行うときにも騒音トラブルが起こりにくくなります。

コワーキングスペースや自宅に移動する

コワーキングスペースや自宅でのWeb会議も解決策の一つです。多くのコワーキングスペースには個別ブースが設置されており、Web会議が実施できます。また、会社がテレワークを許可している場合は、自宅での実施も選択肢となります。

ただし、近隣にコワーキングスペースがない場合や、自宅が職場から遠い場合などは、難しいこともあるでしょう。

ワークブースを設置してWeb会議に使用する

Web会議のスペースとしてワークブースを設置すれば、オフィス内の騒音の悩みを解決できます。Web会議を目的とするのであれば、防音性の高いフルクローズ型のワークブースが人気です。ワークブースは、1人用のコンパクトなブースから数人で使用できる会議室を兼ねる設計のブースまであるので、用途に合わせて導入可能です。

Web会議の騒音問題に個人で対策できること

ここでは、個人でWeb会議の騒音を抑える方法を解説します。

イヤフォン・ヘッドセットを使用する

Web会議をするときに、マイクとイヤフォン・ヘッドセットを使用するのは基本的な対策です。スピーカーを使用すると、会議中の相手の声が周りに広く聞こえてしまいます。イヤフォンやヘッドセットを使ったWeb会議は最低限のマナーです。

ノイズキャンセリング・ノイズリダクションの機能を使う

周囲がうるさく感じるときには、ノイズキャンセリングやノイズリダクションの機能で緩和できます。ノイズキャンセリングの機能があるマイクを使用すれば、周囲の音をあまり拾わなくなります。また、ノイズキャンセリングの機能を備えたアプリなどもあります。Web会議システムにもノイズリダクション機能がある場合が多いので、設定することによってある程度の対策になります。

Web会議の騒音問題を全社的に解決する方法

Web会議の騒音によるトラブルを根本的に解決するためには、全社的な取り組みが必要です。ここではWeb会議をしやすい環境を整えるための対策を紹介します。

社員のニーズを確認して適切な措置を取る

まずは、社員に対してヒアリングを行い、課題を洗い出しましょう。「実は、オフィスでWeb会議を行わなければならない今の環境がストレスになっている」といったように、社員の本音が明らかになるかもしれません。問題の解決につながる措置を取ることで、社員の満足度も高まります。

Web会議のルールを策定して周知徹底する

Web会議をするときのルールの策定は欠かせません。Web会議中の騒音は、イヤフォン・ヘッドセットの不使用などマナーが問題のこともあります。Web会議のルールを整えて周知徹底することが大切です。イヤフォンやヘッドセットは個人持ちが原則というオフィスも多いと思いますが、備品として社員に貸与するのも効果的です。少なくともオープンな場でWeb会議をする際は、必ず着用するよう呼びかけましょう。

ワークブースの設置で問題を根本的に解決する

先に述べたように、ワークブースの設置はWeb会議の騒音問題を解決するための最も効果的な方法の一つです。オフィスにワークブースを導入することで、Web会議をする際に個別の空間を確保でき、周囲への騒音の影響を大幅に減らせます。

ワークブースの設置は、会社全体の生産性と満足度向上に貢献する可能性が高い方法です。導入にはオフィスのレイアウトや、予算などを考慮する必要がありますが、長期的な視点で見ると投資に見合う価値があると言えます。

まとめ

オフィス内でのWeb会議時の騒音問題を解決するためには、Web会議用のワークブースの設置が最もおすすめです。コワーキングスペースの利用なども対策になりますが、根本的な解決とは言えないでしょう。ワークブースがあればオフィス内でWeb会議ができます。弊社はワークブースのプロとして製作・販売・リースを行っています。オフィス内Web会議の騒音問題にお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。